1. Tentang Tekamu

Tekamu adalah platform manajemen event yang membantu pemilik acara, pengantin, event organizer, wedding organizer, dan vendor mengelola berbagai kebutuhan acara dalam satu sistem.

Layanan Tekamu antara lain dapat mencakup:

• — Digital Invitation;
• — Digital Guest List;
• — RSVP melalui WhatsApp;
• — Personalized Invitation;
• — QR Code dan QR Check-In;
• — Guest Registration;
• — Table & Seating Management;
• — Gift/Angpao Management;
• — E-Gift dan Gift Registry;
• — Souvenir Management;
• — Buffet Management;
• — Guest Attendance Management;
• — pengelolaan event dan klien vendor;
• — invoice dan transaksi layanan vendor;
• — laporan dan analitik event; dan
• — fitur lain yang dikembangkan Tekamu dari waktu ke waktu.

Dalam pemrosesan Data Pribadi, Tekamu dapat bertindak dalam dua peran:

2. Siapa yang Dimaksud dengan Pelanggan dan Tamu

Dalam Kebijakan Privasi ini:

3. Data yang Kami Proses

Data yang diproses Tekamu bergantung pada layanan dan fitur yang digunakan.

4. Dari Mana Data Diperoleh

Data dapat kami peroleh:

1. 1 langsung dari Anda;
2. 2 dari Pelanggan yang memasukkan atau mengunggah data ke Tekamu;
3. 3 dari formulir RSVP atau undangan digital;
4. 4 ketika QR Code digunakan atau dipindai;
5. 5 dari interaksi dengan fitur Tekamu;
6. 6 melalui integrasi seperti WhatsApp Business Platform;
7. 7 dari mitra pembayaran atau penyedia layanan terkait; dan
8. 8 secara otomatis melalui sistem, log, cookies, atau teknologi serupa.

Apabila Pelanggan memasukkan Data Pribadi milik orang lain ke Tekamu, Pelanggan bertanggung jawab memastikan bahwa pengumpulan dan penggunaan data tersebut memiliki dasar yang sah.

5. Tujuan Pemrosesan Data

Kami memproses Data Pribadi sejauh diperlukan untuk:

• — menyediakan dan mengoperasikan platform Tekamu;
• — membuat dan mengelola undangan digital;
• — mengelola guest list;
• — mengirim RSVP dan komunikasi terkait event;
• — mencatat konfirmasi kehadiran dan jumlah pax;
• — membuat QR Code unik;
• — menjalankan registrasi dan check-in;
• — mengatur table dan seating;
• — mengelola gift dan angpao;
• — mengelola E-Gift dan Gift Registry apabila tersedia;
• — mengontrol distribusi souvenir dan buffet;
• — mengelola event dan klien vendor;
• — melakukan penagihan dan pengelolaan transaksi;
• — menyediakan customer support;
• — mengirimkan pemberitahuan terkait layanan;
• — menjaga keamanan akun dan platform;
• — mendeteksi penyalahgunaan atau aktivitas yang tidak sah;
• — melakukan pencadangan dan pemulihan sistem;
• — melakukan analisis performa dan peningkatan layanan;
• — memenuhi kewajiban hukum; dan
• — melindungi hak dan kepentingan hukum Tekamu, Pelanggan, dan pengguna lainnya.

Kami tidak menjual Data Pribadi kepada pihak lain.

Data tamu dan isi komunikasi tidak digunakan Tekamu untuk menjalankan iklan personal kepada tamu.

6. Dasar Pemrosesan Data Pribadi

Tekamu memproses Data Pribadi berdasarkan dasar pemrosesan yang berlaku, yang dapat mencakup:

• — persetujuan yang sah dari Subjek Data Pribadi;
• — pelaksanaan perjanjian dengan Pelanggan;
• — pemenuhan kewajiban hukum;
• — kepentingan sah Tekamu, sepanjang tidak bertentangan dengan hak Subjek Data Pribadi; dan/atau
• — dasar pemrosesan lain yang diperbolehkan oleh peraturan perundang-undangan.

Untuk Data Pribadi tamu yang dimasukkan oleh Pelanggan, penentuan dasar pemrosesan pada prinsipnya merupakan tanggung jawab Pelanggan sebagai Pengendali Data Pribadi.

7. Peran Tekamu atas Data Tamu

Untuk Data Pribadi tamu yang dimasukkan oleh pemilik acara, pengantin, EO/WO, atau vendor ke dalam platform: Pelanggan pada prinsipnya bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi.

Pelanggan menentukan:

• — data apa yang dikumpulkan;
• — siapa yang dimasukkan ke dalam guest list;
• — tujuan penggunaan data;
• — siapa yang akan menerima undangan;
• — komunikasi apa yang dikirim;
• — bagaimana data digunakan selama event; dan
• — kapan data tersebut tidak lagi diperlukan.

Tekamu bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi dan memproses data tersebut untuk menyediakan fungsi platform sesuai instruksi Pelanggan dan perjanjian layanan.

Karena itu, apabila Anda merupakan tamu sebuah event dan ingin memperbaiki atau menghapus data terkait event tersebut, permintaan dapat diajukan terlebih dahulu kepada pemilik acara, EO/WO, atau vendor yang mengelola event tersebut.

Tekamu dapat membantu meneruskan atau memproses permintaan tersebut sesuai instruksi Pengendali Data yang bersangkutan.

8. Berbagi Data dengan Pihak Lain

Tekamu hanya membagikan atau memberikan akses terhadap Data Pribadi sejauh diperlukan untuk menjalankan layanan. Pihak tersebut dapat mencakup:

Kami berupaya memastikan pihak yang memproses Data Pribadi atas nama Tekamu memiliki kewajiban pelindungan data dan kerahasiaan yang sesuai.

9. Transfer Data ke Luar Indonesia

Beberapa penyedia teknologi yang digunakan Tekamu, termasuk penyedia layanan cloud atau layanan komunikasi seperti Meta, dapat memiliki infrastruktur atau melakukan pemrosesan data di luar wilayah Indonesia.

Apabila terjadi transfer Data Pribadi ke luar wilayah hukum Republik Indonesia, Tekamu akan melakukan transfer tersebut sesuai dengan persyaratan pelindungan Data Pribadi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

10. Penyimpanan dan Retensi Data

Kami menyimpan Data Pribadi hanya selama masih diperlukan untuk tujuan pemrosesan, pelaksanaan layanan, pemenuhan kontrak, penyelesaian sengketa, keamanan, pencatatan transaksi, atau kewajiban hukum.

Untuk data akun Pelanggan, data dapat disimpan selama akun atau hubungan layanan masih aktif dan untuk periode tertentu setelah layanan berakhir apabila diperlukan untuk kewajiban hukum atau administrasi.

Untuk data tamu yang dikelola atas nama Pelanggan, periode penyimpanan dapat mengikuti:

• — instruksi Pelanggan;
• — pengaturan akun atau event;
• — ketentuan perjanjian;
• — kebutuhan operasional layanan; dan
• — kewajiban hukum yang berlaku.

Setelah data tidak lagi diperlukan, data akan dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

Data dalam sistem backup dapat membutuhkan waktu tambahan untuk terhapus sesuai siklus backup dan prosedur keamanan kami.

11. Keamanan Data

Tekamu menerapkan langkah teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi Data Pribadi dari:

• — akses tanpa izin;
• — pengungkapan tanpa hak;
• — kehilangan;
• — penyalahgunaan;
• — perubahan;
• — kerusakan; atau
• — pemrosesan yang bertentangan dengan hukum.

Langkah tersebut dapat mencakup antara lain:

• — pengendalian hak akses;
• — autentikasi pengguna;
• — pengamanan koneksi;
• — pencatatan aktivitas sistem;
• — pemisahan akses berdasarkan peran;
• — pencadangan data;
• — monitoring sistem; dan
• — prosedur penanganan insiden keamanan.

Tidak ada sistem elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya bebas risiko. Karena itu, kami secara berkala mengevaluasi langkah keamanan yang diterapkan sesuai dengan risiko dan perkembangan teknologi.

12. Hak Subjek Data Pribadi

Sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, Anda dapat memiliki hak untuk:

• — memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi;
• — meminta akses terhadap Data Pribadi;
• — memperoleh salinan Data Pribadi;
• — meminta pembaruan atau perbaikan Data Pribadi;
• — menarik kembali persetujuan;
• — meminta penghentian atau pembatasan pemrosesan;
• — meminta penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi;
• — mengajukan keberatan terhadap pemrosesan tertentu;
• — menggunakan hak terkait portabilitas data apabila berlaku; dan
• — menggunakan hak lainnya sebagaimana diberikan oleh peraturan perundang-undangan.

Pelaksanaan hak tersebut dapat dibatasi apabila terdapat dasar hukum yang memperbolehkan atau mewajibkan kami untuk tetap melakukan pemrosesan.

Untuk data tamu yang kami proses sebagai Prosesor Data, Tekamu dapat meneruskan permintaan kepada Pelanggan sebagai Pengendali Data yang bersangkutan.

13. Permintaan Penghapusan Data (Data Deletion Instructions)

Anda dapat mengajukan permintaan penghapusan Data Pribadi melalui:

Mohon sertakan informasi yang cukup untuk membantu kami menemukan data yang dimaksud, misalnya:

• — nama;
• — nomor telepon/WhatsApp;
• — alamat email;
• — nama event apabila terkait data tamu; dan
• — hubungan Anda dengan event atau akun terkait.

Kami dapat melakukan verifikasi identitas untuk memastikan bahwa permintaan berasal dari pihak yang berhak.

Untuk data tamu sebuah event, kami dapat meminta konfirmasi atau meneruskan permintaan kepada pemilik acara, EO/WO, atau vendor sebagai Pengendali Data.

Permintaan akan ditindaklanjuti sesuai jangka waktu yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Untuk permintaan yang tidak memiliki batas waktu khusus, kami menargetkan penyelesaian paling lambat 30 hari kalender setelah verifikasi selesai.

Data tertentu dapat tetap disimpan apabila penyimpanan diwajibkan oleh hukum, diperlukan untuk penyelesaian sengketa, keamanan, pencatatan transaksi, atau kepentingan sah lain yang diperbolehkan oleh peraturan.

Setelah penghapusan atau pemusnahan dilakukan, pemberitahuan dapat diberikan kepada pemohon sesuai ketentuan yang berlaku.

14. Data Anak

Dalam beberapa event, Pelanggan dapat memasukkan informasi mengenai anak sebagai bagian dari data tamu atau jumlah anggota keluarga.

Karena data anak memiliki tingkat pelindungan khusus, Pelanggan bertanggung jawab memastikan bahwa pemrosesan Data Pribadi anak memiliki dasar yang sah serta, apabila diwajibkan, memperoleh persetujuan orang tua atau wali.

Tekamu tidak bermaksud meminta anak untuk membuat akun Tekamu secara mandiri kecuali layanan tersebut secara khusus disediakan dan dilakukan sesuai ketentuan hukum.

15. Insiden atau Kegagalan Pelindungan Data Pribadi

Apabila terjadi insiden keamanan atau kegagalan pelindungan Data Pribadi yang memenuhi kriteria pemberitahuan berdasarkan peraturan yang berlaku, Tekamu akan melakukan investigasi, mitigasi, pemulihan, dan pemberitahuan kepada pihak yang diwajibkan sesuai ketentuan perundang-undangan.

Apabila Tekamu bertindak sebagai Prosesor Data, kami akan bekerja sama dengan Pelanggan sebagai Pengendali Data dalam penanganan insiden tersebut.

16. Perubahan Kebijakan Privasi

Tekamu dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan:

• — perubahan layanan;
• — pengembangan fitur;
• — perubahan teknologi;
• — perubahan proses bisnis; atau
• — perubahan peraturan perundang-undangan.

Perubahan material akan diberitahukan melalui situs, platform, email, atau kanal komunikasi lain yang dianggap sesuai.

Tanggal berlaku terbaru akan dicantumkan pada bagian atas Kebijakan Privasi ini.

17. Kontak

Apabila Anda memiliki pertanyaan, permintaan, atau keluhan mengenai pemrosesan Data Pribadi, Anda dapat menghubungi:

1. About Tekamu

Tekamu is an event management platform that helps event owners, couples, event organizers, wedding organizers, and vendors manage various event needs in one system.

Tekamu's services may include, among others:

• — Digital Invitation;
• — Digital Guest List;
• — RSVP via WhatsApp;
• — Personalized Invitation;
• — QR Code and QR Check-In;
• — Guest Registration;
• — Table & Seating Management;
• — Gift/Angpao Management;
• — E-Gift and Gift Registry;
• — Souvenir Management;
• — Buffet Management;
• — Guest Attendance Management;
• — event and vendor client management;
• — vendor service invoicing and transactions;
• — event reports and analytics; and
• — other features developed by Tekamu from time to time.

In processing Personal Data, Tekamu may act in two roles:

2. Who Is Meant by "Customer" and "Guest"

In this Privacy Policy:

3. Data We Process

The data processed by Tekamu depends on the services and features used.

4. Where Data Is Obtained

We may obtain data:

1. 1 directly from you;
2. 2 from Customers who enter or upload data into Tekamu;
3. 3 from RSVP forms or digital invitations;
4. 4 when a QR Code is used or scanned;
5. 5 from interactions with Tekamu features;
6. 6 through integrations such as the WhatsApp Business Platform;
7. 7 from payment partners or related service providers; and
8. 8 automatically through systems, logs, cookies, or similar technologies.

If a Customer enters Personal Data belonging to another person into Tekamu, the Customer is responsible for ensuring that the collection and use of such data has a lawful basis.

5. Purpose of Data Processing

We process Personal Data to the extent necessary to:

• — provide and operate the Tekamu platform;
• — create and manage digital invitations;
• — manage guest lists;
• — send RSVPs and event-related communications;
• — record attendance confirmations and pax counts;
• — generate unique QR Codes;
• — run registration and check-in;
• — manage tables and seating;
• — manage gifts and angpao;
• — manage E-Gift and Gift Registry where available;
• — control souvenir and buffet distribution;
• — manage events and vendor clients;
• — carry out billing and transaction management;
• — provide customer support;
• — send service-related notifications;
• — maintain account and platform security;
• — detect misuse or unauthorized activity;
• — perform system backup and recovery;
• — carry out performance analysis and service improvement;
• — fulfill legal obligations; and
• — protect the legal rights and interests of Tekamu, Customers, and other users.

We do not sell Personal Data to third parties.

Guest data and communication content are not used by Tekamu to run personalized advertising to guests.

6. Legal Basis for Processing Personal Data

Tekamu processes Personal Data based on applicable legal bases, which may include:

• — valid consent from the Data Subject;
• — performance of an agreement with the Customer;
• — fulfillment of legal obligations;
• — Tekamu's legitimate interests, as long as they do not conflict with the rights of the Data Subject; and/or
• — other legal bases permitted by applicable laws and regulations.

For guest Personal Data entered by a Customer, determining the legal basis for processing is, in principle, the Customer's responsibility as the Data Controller.

7. Tekamu's Role Regarding Guest Data

For guest Personal Data entered by event owners, couples, EO/WO, or vendors into the platform: the Customer, in principle, acts as the Data Controller.

The Customer determines:

• — what data is collected;
• — who is entered into the guest list;
• — the purpose of using the data;
• — who will receive the invitation;
• — what communications are sent;
• — how the data is used during the event; and
• — when the data is no longer needed.

Tekamu acts as a Data Processor and processes such data to provide platform functions in accordance with the Customer's instructions and the service agreement.

Therefore, if you are a guest of an event and wish to correct or delete data related to that event, your request may first be submitted to the event owner, EO/WO, or vendor managing that event.

Tekamu may help forward or process such requests in accordance with the instructions of the relevant Data Controller.

8. Sharing Data with Other Parties

Tekamu only shares or provides access to Personal Data to the extent necessary to run its services. Such parties may include:

We seek to ensure that parties processing Personal Data on Tekamu's behalf have appropriate data protection and confidentiality obligations.

9. Transfer of Data Outside Indonesia

Some technology providers used by Tekamu, including cloud service providers or communication services such as Meta, may have infrastructure or carry out data processing outside Indonesian territory.

If Personal Data is transferred outside the legal jurisdiction of the Republic of Indonesia, Tekamu will carry out such transfers in accordance with Personal Data protection requirements and applicable laws and regulations.

10. Data Storage and Retention

We store Personal Data only for as long as necessary for the purposes of processing, service delivery, contract fulfillment, dispute resolution, security, transaction records, or legal obligations.

For Customer account data, data may be stored for as long as the account or service relationship remains active, and for a certain period after the service ends if required for legal or administrative obligations.

For guest data managed on behalf of a Customer, the retention period may follow:

• — the Customer's instructions;
• — account or event settings;
• — agreement terms;
• — service operational needs; and
• — applicable legal obligations.

Once data is no longer needed, it will be deleted, destroyed, or anonymized in accordance with applicable procedures and provisions.

Data in backup systems may require additional time to be deleted in accordance with our backup cycle and security procedures.

11. Data Security

Tekamu implements reasonable technical and organizational measures to protect Personal Data from:

• — unauthorized access;
• — unauthorized disclosure;
• — loss;
• — misuse;
• — alteration;
• — damage; or
• — processing that is contrary to law.

These measures may include, among others:

• — access control;
• — user authentication;
• — connection security;
• — system activity logging;
• — role-based access separation;
• — data backup;
• — system monitoring; and
• — security incident response procedures.

No electronic system can be guaranteed to be completely free of risk. Therefore, we regularly evaluate the security measures implemented in line with risk and technological developments.

12. Rights of the Data Subject

In accordance with applicable laws and regulations, you may have the right to:

• — obtain information regarding the processing of Personal Data;
• — request access to Personal Data;
• — obtain a copy of Personal Data;
• — request the updating or correction of Personal Data;
• — withdraw consent;
• — request the cessation or restriction of processing;
• — request the deletion or destruction of Personal Data;
• — object to certain processing;
• — exercise data portability rights where applicable; and
• — exercise other rights as granted by applicable laws and regulations.

The exercise of these rights may be limited where there is a legal basis that permits or requires us to continue processing.

For guest data that we process as a Data Processor, Tekamu may forward requests to the Customer as the relevant Data Controller.

13. Data Deletion Request (Data Deletion Instructions)

You may submit a request to delete Personal Data through:

Please include enough information to help us find the data in question, such as:

• — name;
• — phone number/WhatsApp;
• — email address;
• — event name, if related to guest data; and
• — your relationship to the related event or account.

We may carry out identity verification to ensure that the request comes from an authorized party.

For guest data belonging to an event, we may request confirmation or forward the request to the event owner, EO/WO, or vendor as the Data Controller.

Requests will be followed up within the timeframe required by applicable laws and regulations. For requests without a specific deadline, we aim to complete them no later than 30 calendar days after verification is complete.

Certain data may remain stored if retention is required by law, necessary for dispute resolution, security, transaction records, or other legitimate interests permitted by regulation.

After deletion or destruction is carried out, notification may be provided to the requester in accordance with applicable provisions.

14. Children's Data

In some events, a Customer may enter information about children as part of guest data or family member counts.

Because children's data has a special level of protection, the Customer is responsible for ensuring that the processing of children's Personal Data has a lawful basis and, where required, obtains parental or guardian consent.

Tekamu does not intend to require children to independently create a Tekamu account, except where such a service is specifically provided and carried out in accordance with legal requirements.

15. Personal Data Protection Incidents or Failures

If a security incident or Personal Data protection failure occurs that meets the notification criteria under applicable regulations, Tekamu will carry out investigation, mitigation, recovery, and notification to the parties required under applicable laws and regulations.

If Tekamu acts as a Data Processor, we will cooperate with the Customer as the Data Controller in handling such incidents.

16. Changes to This Privacy Policy

Tekamu may update this Privacy Policy from time to time to align with:

• — changes in services;
• — feature development;
• — changes in technology;
• — changes in business processes; or
• — changes in laws and regulations.

Material changes will be notified through the website, platform, email, or other communication channels deemed appropriate.

The latest effective date will be stated at the top of this Privacy Policy.

17. Contact

If you have questions, requests, or complaints regarding the processing of Personal Data, you may contact: